Gérez les changements avec une demande claire, des alternatives réalistes et un accord écrit pour limiter les échanges.
Commencez par le rendez-vous et la demande
Si un client demande encore à déplacer son rendez-vous, vérifiez la réservation avant de proposer un créneau. Confirmez le service, la durée, le paiement reçu et les conditions convenues. Un acompte ne règle pas toutes les questions liées au changement.
Demandez les informations en un seul message
Adaptez cette réponse : « Bonjour [name], je peux chercher un autre créneau pour votre [service] du [original date]. Indiquez deux jours possibles et précisez si le service reste le même. Je vérifierai les disponibilités et vous confirmerai les options. »
Si le service change, revérifiez sa durée et son prix. Un rendez-vous plus long peut nécessiter d’autres créneaux. Demandez uniquement les informations pratiques nécessaires.
Proposez un choix réalisable
« Je peux proposer [option A] ou [option B] pour [service]. Dites-moi ce qui vous convient. Le changement n’est pas encore confirmé ; je confirmerai la date et le paiement une fois l’accord trouvé. » Ne déplacez pas un autre client et ne supprimez pas le temps de préparation nécessaire.
Expliquez calmement les conditions existantes
Si la demande sort des conditions convenues, indiquez le passage pertinent et la suite possible. N’inventez pas de frais après la demande. Remboursements, traitement de l’acompte et exceptions dépendent de l’accord et des règles applicables ; ces exemples ne constituent pas une politique d’annulation.
Confirmez le résultat et vérifiez les dossiers
Dans Citruss, les clients contactent l’établissement pour demander un changement. Convenez directement du résultat, puis vérifiez les dossiers du rendez-vous et du paiement. Envoyez un résumé de la date, de l’heure, du service et du solde convenu. Un message ne modifie ni n’annule automatiquement la réservation.
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